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武汉传媒学院公文处理实施细则(修订稿)

来源:院办 编辑:学校办公室  发布时间:2018-11-16 点击数:

第一章 总则
第一条  为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,不断提高学校公文处理工作的效率和质量,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/9704-2012)和《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》(鄂政发〔2001〕46号),结合学校实际,制定本实施细则。
第二条  学校公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。学校电子公文是指按照本细则,通过学校网络协同办公系统处理形成的公文电子数据。通过学校网络协同办公系统生成、存储及传输的电子公文,与相同内容的纸质公文具有同等效力。
第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条  学校各单位应高度重视公文处理工作,主要领导要模范遵守本细则并加强对本单位公文处理工作的领导和督促检查。
第六条  学校办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校公文处理工作,并对学校各有关单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。校内各单位应有一位负责人分管本单位公文处理工作,并配备相对稳定的公文处理工作人员。
第七条  我校公文行政版头和发文字号详见《武汉传媒学院行政公文版头和发文字号的规定》(校行字〔2017〕20号)文件。
第二章 公文种类
第八条  我校常用公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项做出决策和部署,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应当按照请示性公文的程序和要求办理;上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文,对贯彻执行有明确要求的,下级机关应当遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的见解和处理办法供对方参考。
(六)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(八)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(十一)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。
(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章  公文格式
第九条  学校公文一般分为文件格式、信函格式和会议纪要格式。
第十条  学校公文由版头、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色分隔线(宽度同版心,即156mm )以上的部分称版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。眉首部分一般包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素;主体部分一般包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素。版记部分一般包括抄送、印发机关和印发时间、版记中的分隔线等要素;公文版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行;版记中各要素之下均加一条分隔线,宽度等同版心。
第十一条  公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。学校公文如需标识公文份数序号,用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。
第十二条  学校公文如涉及国家秘密,应当在公文首页眉首标识密级和保密期限,密级分为机密和秘密。其中,“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如有具体保密期限应当明确标识,凡未标识或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
第十三条  学校公文的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35m,再加上天头37mm,发文机关标识到上页边为72mm。不再区分上行文和平行文、下行文公文机关标识的位置。如需同时标注份号、密级和保密期限,按照份号、密级和保密期限的顺序自上而下分行排列。发文机关标识使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22 mmx15mm (高x宽)。联合行文时应将主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
第十四条  学校公文发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文,只标识主办机关发文字号。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用六角“〔〕”括入;序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。
第十五条  学校上报的公文需标识签发人、会签人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人、会签人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色分隔线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。
   第十六条  学校公文标题应当简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,学校行政公文的标题一般由“发文机关名称+公文主要内容+文种”或“公文主要内容+文种”组成。发文字号标识在红色分隔线之上居左侧,左空1字标识;签发人在红色分隔线之上右侧,右空1字标识。
公文标题位于发文机关标识和发文字号标识之下,红色分隔线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
第十七条  主送机关指公文主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在公文标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
第十八条  公文正文位于主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。学校会议纪要在正文之后列出席人员、列席人员名单,出席人员和缺席人员列全体校领导、投资方代表,列席人员列学校办公室主任、参加会议各单位负责人;学校召开的专题工作会议纪要在正文后列出席会议的副处级及以上人员名单。
第十九条  公文如有附件, 在正文下空1行左空2字用 3号仿字体字标识附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件:1.xxxxx”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致,附件格式要求同正文。
第二十条  学校行政公文成文时间以学校领导或机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写为“0”。如学校领导或机关负责人签发后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,成文日期可由承办单位重新确定。
单一机关行文时,一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐,互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
第二十一条  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距,字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第二十二条  公文附注,位于成文日期下1行,居左空2字用3号仿宋体标识并用圆括号括入。公文附注一般是对公文发放范围、使用时需要注意的事项加以说明等。请示件的附注处标识联系人姓名和联系电话。
第二十三条  版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25 mm)。首条分隔线位于版记第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
第二十四条  抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送栏根据公文内容性质和文种、格式不同,分别设“主送”、“抄送”、“校内发送”行。一些不宜在正文上设置主送机关的,在抄送栏中用“主送”标识;需要送学校领导的用“校内发送”标识,学校重要公文呈送学校领导的用“校内发送”标识,学校重要公文呈送学校领导的同时应发送学校办公室主任和副主任;需要送其他隶属和不隶属单位或部门的用“抄送”标识,机关名称的排列按党、政、军、群分层。
抄送栏在印发机关和印发日期之上一行,左右各空1字,用4号仿宋体字标识“主送”、“抄送”、“校内发送”,后标全角冒号和抄送机关名称。主送、校内发送、抄送机关名称需回行时与冒号后的首字对齐,同一单位各部门名称间用顿号隔开,其他用逗号隔开,最后一个抄送机关名称后标句号。
第二十五条  印发机关和印发日期栏,设在抄送栏之下,用4号仿宋体字标识,印发机关居左空1字,印发日期居右空1字。印发日期以公文复印的日期为准,用阿拉伯数字标识,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
第二十六条  公文应当标明页码的顺序编号,用4号半角宋体阿拉伯数字标识。单面印刷的,用阿拉伯数字标识在每一页公文的下端居中;双面印刷的,用阿拉伯标识在每一页公文的右或左下端,置于版心下边缘之下1行,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,但单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
第二十七条  公文如需附表,对横排A4纸型表格,其页码位置与公文其页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
第二十八条  学校公文可采用信函式格式。发文单位名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文单位酌定;发文单位全称下4mm处为一条文武线(上粗下细),两条线长均为170 mm。每行居中排28个字。发文单位名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本细则相应要素说明。
第二十九条  公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28 mm±1 mm,版心尺寸为156 mm×225 mm(不含页码)。
第三十条  公文正文用3号仿宋字体,一般要求每面排22行,每行排28个字。公文如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
第三十一条  公文应左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2 mm,四角成90°,无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处,允许误差±4 mm;无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固;骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3 mm-5 mm。包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
第三十二条  本细则未说明的公文其他组成部分的标识规则,参照《党政机关公文格式》(中华人民共和国国际标准GB/9704-2012)执行。
第三十三条 学校电子公文的显眼格式和还原成纸质公文的格式,应当符合本细则有关规定的要求。
 
第四章 行文规则
第三十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时,应当抄报送被越过的上级机关。
第三十五条  除学校办公室外,学校其他单位原则上不得对外行文。但非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和一般知照性通知,以及对一般性来函的函复,经本部门主要负责人批准后,可以直接行文,并报学校办公室备案。
第三十六条  学校各单位之间,在各自职责范围内可以相互行文;学校各单位的校内行文,内容特别重要或涉及其他部门职权范围的,需经过学校办公室按有关规定办理。
第三十七条  属于学校职能部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项,经学校领导同意也可以由部门行文,文中应当标注“经学校同意”或“经学校领导同意”字样。
第三十八条  “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。请示事项不得以“意见”上报。“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第三十九条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括拟稿、核稿、签发、编号、校对、用印、登记、分发等程序。
第四十条  发文应坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量。
(一)凡是可以用电话、协商、原件批回、便函等方式解决的问题,不发公文。
(二)凡是可以用学校办公室公文解决的问题,不发学校公文;可以用电子公文解决的问题,不发纸质公文。
(三)属部门职权范围内的事务,不以学校或学校办公室名义行文或者批转,转发。
(四)部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等,一般不以学校或学校办公室名义批转或者转发,确需要发文的,经请示学校领导同意,可在文中标注“经学校同意”或者“经学校领导同意”,仍由部门发文,并报学校办公室备案。
(五)对上级机关的来文,需贯彻执行的,应当结合实际提出切实可行的贯彻意见,无具体贯彻意见的,可原文翻印下发,不再行文转发,受文机关应当遵照执行。涉密公文按照国家保密规定处理。
第四十一条  草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,再次引用该公文,可以只引文号,不引标题,引用外文应当注明中文含义,日期应当写明具体的年、月、日。
(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”,公文应力求减少过多过细的结构层次。
(六)应当使用国家法定计量单位。
(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(八)拟制公文,应当依照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密,属于国家秘密的,要拟定密级,保密期限,并在拟定意见中注明定密依据。
第四十二条  拟制公文,对涉及其它部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文,并附会签说明和会签意见原文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主管部门可以列明各方理据,提出建设性意见,由学校办公室协调,待有关部门会签后报请学校裁定。
第四十三条  公文送学校领导签发前,应当由学校办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签,行文方式是否妥当,是否符合本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求,送审的公文,必须附引用和涉及的有关文件、法规或材料。
第四十四条  以学校名义制发的上行文,由学校主要领导或者由学校主要领导授权的其他负责人签发;以学校名义制发的下行文或平行文,由学校主要领导或者分管领导签发。
第四十五条  学校公文正式印制前,学校办公室应当进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审,学校办公室在公文正式印制前,应将公文清样交主办单位校对,原则上要求由拟稿人亲自校对并签字。
第四十六条  学校上报公文(纸质)一般按照一式3份报送。
第四十七条  需要加印的公文,由相关部门以书面形式说明加印份数和分发范围,报经学校办公室分管负责人审定后,方可印发。
第四十八条  公文需要更正重印的,相关部门须以书面形式说明原因,并经本部门负责人签字确认,加盖部门公章后,报学校办公室,经学校办公室分管校领导审批同意,方可重印纸质公文和电子公文。更正重印公文在首页左上角文件序号上方以3 号黑体字标识“更正重印件”字样;更正重印公文有电子公文的,应在“更正重印件”字样的下方以4 号宋体字标识“原电子和纸质公文同时作废,以更正重发电子公文和纸质更正重印公文为准”字样。
第六章  收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记,审核拟办、批办,承办、催办等程序。
第四十九条  签收、登记后,文秘部门或专职人员应视公文的内容和性质按照业务分工及时、准确地分送相关承办机构办理;对于多个部门联合来文的,以来文的主办部门确定承办机构;内容涉及多个部门职能的公文,以第一项内容涉及的部门确定承办机构。对难以确定承办机构的来文,由分管文秘工作的负责人确定。
第五十条  收到校内各单位呈报的需要办理的公文应当进行审核。审核的重点是:是否应由本单位办理,是否符合行文规则,内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签,文种使用、公文格式是否规范。
对收到的公文,有下列情况之一者,可以退回呈报单位并说明理由。
(一)内容不符合国家的法律、法规和其他有关规定的;
(二)要求办理或解决的事项不属于本单位职权范围或不应由本单位受理的;
(三)属于呈报单位职权范围内处理的事项而要求上级机关处理的;
(四)内容涉及有关部门但未与有关部门协商、协调,或不符合会签程序
(五)请示件一文多事的,多头请示的;
(六)请示事项不明确的;
(七)请示件未标识签发人姓名的;
(八)请示件未标识联系人、联系电话的;
(九)纸质公文未加盖呈报单位印章的;
(十)其他违反本细则规定的。
对符合本细则规定的公文,由文秘部门或专职人员统一签收、登记。通其他途径收到的公文,应及时交给文秘部门或专职人员登记处理。
第五十一条  承办单位收到交办的公文后,应当及时办理,紧急公文,当按照时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本机构办理的,应当及时退回交办单位并说明理由。
第五十二条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见,姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第五十三条  送批公文,如负责人外出,可视情况采取等待、越级呈批送代管负责人审批、专程送批等办法处理。
第五十四条  送负责人批示或者交有关部门办理的行政公文,收文单位负责催办,做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
收文单位转有关部门办理的公文,凡明确提出时限要求的,各部门在办理时,对属于本部门职权范围内的事项,应当在规定的时限内办理完毕;对属于需要学校审批的事项,应当在规定的时予以回复,并将办理结果和交办的原件一并报送交办单位。确因特殊情殊情况不能按时办结回复的,应当再回复时限内以书面形式向交办单位说明理由。对未明确提出办理时限要求的,各部门原则上应在5个工作日内反馈意见,视为同意。
第七章 公文归档
第五十五条  公文办理完华, 应当根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十六条  归档范围内的公文, 应当根据共相互联系、特征和保存价值分类整理(立卷),确保归档公文的齐全、完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用.
第五十七条  联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第五十八条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学校档案室移交。
第五十九条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和宇迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第六十条  公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第六十一条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经公文管理部门负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第六十二条 学校公文复印作为正式公文使用时,应当加盖制发机关的章,视同正式文件妥善保管。
第六十三条  电子公文打印件作为正式公文使用时,应当加盖打印机关印章,视同正式文件妥善保管。
第六十四条  公文被撤销,视作自始不产生效力; 公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第六十五条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经本单位负责人批准,可以销毁。
第六十六条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校档案室。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
第九章  附则
第六十七条  本细则由学校办公室负责解释。
第六十八条  学校各单位应当按照本细则的规定建立健全本单位公文处理的有关制度。
第六十九条  本细则自发布之日起实施,原《华中师范大学武汉传媒学院公文处理实施细则》同时废止。
 

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